皆さん、こんにちは。
登録支援機関として、日々外国人雇用をサポートしている行政書士・税理士の山田勝義です。
深刻な人手不足を背景に、外国人材の採用を検討する企業が増えています。
2019 年 4 月に新設された在留資格「特定技能」は、日本語や基礎知識の試験に合格した外国人を雇用できる制度として注目されています。しかし、採用プロセスには独自のルールや注意点があり、準備不足のまま進めるとトラブルに繋がる可能性があります。
本記事では、特定技能人材の募集から採用までに押さえるべきポイントを分かりやすく解説します。
特定技能制度とは
特定技能制度は、深刻な人手不足が続く日本において、特定の産業分野で即戦力となる外国人材を受け入れるために設けられた在留資格です。
この制度は、日本語能力と技能試験に合格した外国人が対象であり、16の産業分野（例：介護、外食、建設など）で活用されています。
在留資格の特徴
①特定技能 1 号は、具体的な技能を有し、最長 5 年間の在留が可能です。ただし、この資格では家族を帯同することはできません。
②特定技能 2 号は、熟練した技能を有する者が対象で、無期限の更新が可能であり、家族の帯同も認められます。
特定技能外国人を受け入れる企業には、日本人と同等以上の労働条件を提供する義務があります。これにより、外国人労働者が安心して働ける環境を整備することが求められています。
特定技能募集時に注意すべき労働条件の明示
外国人材を募集する際には、法的に定められた内容を明確に提示する必要があります。これにより、雇用契約の透明性を確保し、トラブルを未然に防ぐことができます。
具体的に提示すべき項目
①給与
日本人と同等以上の賃金を保証する必要があります。これは外国人材の生活を安定させ、労働意欲を高めるための基本条件です。
②労働時間・休日
勤務時間や休憩時間、休日について具体的な情報を提示する必要があります。
「週 40 時間以内、土日祝日休み」といった明確な表記が求められます。
③福利厚生
健康保険や厚生年金保険などの社会保険への加入状況を詳細に記載し、安心して働ける環境を提供することが重要です。
④特定技能雇用契約書
契約書は日本語と外国人の母国語で作成し、法的基準を満たしていることを確認してください。
注意点
労働条件を簡潔かつ正確に伝えることで、応募者が安心して選択できるような環境を整える必要があります。
不当な低賃金や過重労働は法律違反となり、企業の信頼を損ねる結果につながりますので、十分留意してください。
募集広告でのルール
特定技能で来日を希望する応募者に、平等な機会提供をするために、新聞に募集広告を掲載する公募を義務付けている国もあります。
特定技能外国人の適正表示募集広告を作成する際には、以下の点が必須で記載には注意が必要です。
・虚偽記載の禁止
実際の給与や仕事内容を正確に記載し、記載事項と来日後の実情に不一致があると契約違反となり罰せられる可能性があります。
・特定技能 1 号の明記
募集範囲を明確に示す必要があります。業種や職種、応募に必要な資格、勤務予定年数など契約書に記載が必要な事項も予め記載が必要です。
・休憩時間・労働日数の具体化
シフト勤務での休憩時間はより詳細な記載が必要です。労働日数は、年単位・月単位での明示も必要で曖昧な表現を避けるようにしましょう。
掲載する求人票の記載必須項目は以下の通りです。
①希望年齢 何歳から何歳までの記載になります。
②教育 高校卒業など具体的な希望を記載します
③職種 特定技能 16の産業分野のどの求人かを記載します。
④就業場所 具体的な住所の記載が必要です。日本国○○県だけでは掲載審査に通りません。
⑤労働時間 日単位、月単位、年単位での詳細が必要です。
⑥基本給 定期的に支払われる手当を含めた総額で、最低賃金以上になります。
⑦支払方法 口座振込以外の支払い方法の場合は、理由書が必要になります。
⑧休日 年間○日と日数の表記に加え、有給について労働基準法通りの記載も必要です。
⑨宿舎 月額○円個人負担など、物件に対して整合性のある具体的な金額の記載が必要です。
⑩航空券代金 所属機関負担または個人負担の明記が必要です。通常は所属機関負担です。
⑪食事提供 有無の記載や社員食堂の有償・無償等の情報を記載します。
⑫昇給 年〇回〇月実施や所属機関規定に基づくなどの記載が必要です。
⑬賞与 有無の記載が必要です。
⑭退職金 有無の記載が必要です。
⑮雇用期間 特定技能の場合は、特別な事情がない限り5年となります。
適正な募集広告は企業の信頼性を高め、応募者やその家族にも安心感を与えます。
特定技能外国人が安心して働ける職場環境のための具体的な取り組み
① 外国人労働者ならではの環境整備
外国人労働者が職場で安心して働ける環境を整えるには、彼らの生活や文化的背景を理解し、それに対応した取り組みが必要です。たとえば、仕事のルールや日本の職場特有のマナーに
ついて、入社時に丁寧に説明するオリエンテーションを実施します。
労働時間や休憩時間の管理を徹底し、不平等が生じないよう配慮することも重要です。
職場内に外国人が気軽に意見を言える雰囲気を作るため、チームリーダーや管理者が積極的にコミュニケーションを図ることが求められます。
② 多文化理解の促進
職場全体で多文化理解を深めるために、社員を対象とした研修を定期的に行います。
研修では、外国人労働者の母国の文化や宗教、価値観に関する基礎知識を共有し、異文化に対する偏見をなくすためのロールプレイやディスカッションを取り入れます。
研修後にはアンケートを実施して参加者の理解度を確認し、次回の研修内容に反映させることで継続的な学びを支援します。
③ 相談窓口の設置
外国人労働者が抱える問題に迅速に対応するため、母語や英語で相談ができる窓口を設けます。窓口は専任スタッフを配置し、労働環境の改善や人間関係のトラブルといった問題に対処します。
相談内容を守秘義務の下で扱い、安心して相談できる体制を整えることが重要です。
相談窓口の存在を周知するためのパンフレットやポスターを、外国人労働者の目に留まりやすい場所に掲示します。
④ 宗教・文化への配慮
宗教や文化的背景に基づいた特別な配慮を行うことで、職場での摩擦を減らします。礼拝が必要な従業員には、短時間でも利用できる礼拝スペースを提供します。
食事については、ハラールやベジタリアンのオプションを含む、文化に合ったメニューを社食や食堂で用意するか、外部のケータリングサービスを活用する方法を検討します。
宗教上の祭日や慣習について事前に理解し、シフトや業務スケジュールに柔軟性を持たせることも有効です。
⑤ 言語の壁への対応
言語の壁を克服するため、簡単な日本語やイラストを用いた業務マニュアルを作成します。
マニュアルは、外国人労働者が業務内容を理解しやすくなります。必要に応じて通訳を配置するか、翻訳アプリを活用することで、日常的な意思疎通をスムーズにします。
日本語の学習支援として、職場での日本語教室を開催し、業務に関連するフレーズや会話スキルを学ぶ機会を提供します。
これらの取り組みは、外国人労働者が安心して働ける職場環境を構築するだけでなく、職場全体のチームワークと生産性を向上させることにつながります。
職場全体でこれらの方策を実施し、持続可能な雇用環境を目指しましょう。
特定技能の採用における差別禁止規定と面接時の注意事項
特定技能外国人の採用においては、日本国内の労働法規や差別禁止規定を遵守することが必須です。
採用活動が法律に基づき、公平かつ適正に行われることで、外国人労働者が安心して働ける環境を整えるだけでなく、企業の信頼性向上にも繋がります。
募集や採用の際には、人種、国籍、性別による差別が法的に禁止されています。採用プロセスの各段階で注意すべき具体的なポイントを以下に挙げます。
① 応募要件の設定
身体的な条件の禁止
募集条件において、体重や身長、性別、年齢など、業務の遂行に直接関係しない身体的要件を設定することは、差別に該当する恐れがあります。業務に必要な能力や資格に焦点を当て、
合理的な基準を設定してください。
日本語能力の要件
特定技能１号の日本語能力の要件は、日本語能力試験（JLPT）N4 もしくは日本語基礎テスト（JFT）Basic 以上と規定があります。例えば、JLPT N2 以上を条件とする場合、その基準が業務上どのように必要なのかを具体的に説明することが求められます。
募集要項の表現に注意
募集広告や求人票には、全ての応募者に対し公平であることを示す文言を含めることが望ましいです。たとえば、「性別や国籍を問わず、適正に基づき採用を行います」といった内容を明記することで、応募者の安心感を高めることができます。
② 面接時の対応
偏見の排除
面接官は、候補者の国籍や文化的背景に基づく偏見を持たないよう注意が必要です。評価は応募者の能力、経験、業務適性に基づいて行われるべきであり、プライベートな事情（結婚や出産の予定など）についての質問は避けてください。
文化的違いの理解
面接時には、応募者が母国で一般的な面接スタイルと日本の文化的慣習にギャップがある可能性を考慮し、柔軟な姿勢で接することが重要です。たとえば、アイコンタクトや質問への回答の仕方が日本人と異なる場合でも、それを不適切と判断せず、応募者の本質的な適性を見ることを心掛けましょう。
通訳の活用
日本語能力がまだ十分でない候補者の場合、通訳者を同席させるなどして、応募者が自分の能力や意欲を十分に表現できる環境を整えることも効果的です。通訳を用いることで、双方のコミュニケーションがスムーズになり、面接の公平性が保たれます。
③ 採用活動全般における注意事項法令の遵守
法令の遵守
「労働基準法」「雇用対策法」「男女雇用機会均等法」など、外国人雇用に関連する法令を適切に理解し、採用活動に反映させてください。特に、差別禁止規定や労働条件の平等性については定期的な確認を行い、最新の法規制に基づいた対応を心掛けましょう。
透明性の確保
採用プロセスの透明性を高めるため、評価基準を事前に定め、応募者にも説明できるよう 準備しておくことが重要です。応募者へのフィードバックを丁寧に行うことで、企業の信頼性も向上します。
特定技能外国人の採用を適正に進めることは、労働力確保のためだけでなく、国際的な企業イメージを高める大切な取り組みです。公平な採用活動を通じて、多様な人材を受け入れる職場づくりを目指しましょう。
入国手続きと受け入れ後の所属機関の義務事項
特定技能外国人を受け入れる際、所属機関はいくつかの重要な手続きを行う必要があります。以下が入国前と入国後に所属機関の義務事項ですが、登録支援機関に委託することができます。
①入国前の準備
特定技能外国人が日本に入国するために、所属機関は外国人に代わって、必要書類を揃えて在留資格認定証明書交付申請を行う必要があります。
内定者には、雇用契約内容を明確にし、母語による説明会を実施することが求められます。
②入国後の対応
住居の提供
外国人材がすぐに生活を始められるよう、住居を手配します。
社会保険の手続き
健康保険や年金などの加入手続きを速やかに行います。
生活オリエンテーション
日本での日常生活に必要な情報を分かりやすく母語で説明します。
これらを計画的に実施することで、特定技能外国人の不安を軽減し、スムーズな定着を図ることができます。
採用後の所属機関による継続的サポート
採用後も、外国人材が長期的に活躍できるよう、所属機関の継続的なサポートが必要です。以下が具体的なサポート例です。
①定期的な面談
労働条件や生活面での悩みを確認し、問題があれば早期に対処します。
②スキルアップ支援
職業訓練や研修を通じて、業務能力の向上を図ります。
③日本語教育
職場でのコミュニケーション能力を高めるため、定期的な日本語レッスンを提供します。
④支援計画の実行
定期的な報告書を作成し、出入国在留管理庁に提出することで、法令を遵守します。
⑤生活支援
金融機関の利用方法や行政手続きなど、日常生活に必要な知識を提供します。
これらの支援は時間と労力がかかりますが、所属機関と外国人材双方にとって大きなメリットをもたらします。
登録支援機関に業務を委託することで、所属機関の負担を軽減することが可能です。
登録支援機関の支援内容と連携の重要性
登録支援機関は、特定技能外国人材を受け入れる企業にとって非常に重要なパートナーです。特定技能外国人が日本で働き、生活する上で必要な支援を提供しています。
登録支援機関が提供する 10 種類の支援内容は以下の通りです。
①事前ガイダンス
外国人材が入国する前に、業務内容や生活環境について説明します。
②出迎え
空港への出迎えや初期案内を行います。
③住居の確保・契約サポート
安全で快適な住環境を整えるための支援を行います。
④生活オリエンテーション
日本での生活ルールや文化について説明します。
⑤公的手続きのサポート
社会保険や税金に関する手続きの支援を行います。
⑥日本語学習支援
必要に応じて日本語学習の機会提供をします。
⑦相談窓口の設置
日常生活や職場での問題に関する相談に応じます。母語で相談ができるよう通訳を準備します。
⑧定期的な面談
所属機関と外国人材の双方に対して定期的なフォローアップを実施し、その内容や報告事案について書類を作成して、所管の出入国在留管理庁に報告する義務があります。
⑨トラブル時の対応
問題が発生した際に迅速に対応し解決を図ります。重篤な内容の場合は、所管の出入国在留管理庁に報告する義務があります。
⑩転職支援
必要に応じて他の雇用先を紹介する場合もあります。主に非自発的要因の場合支援が必要になります。
これらの支援は、特定技能外国人の所属機関が自社で行うことも出来ますが、自社支援のためには 外国人労働者の生活支援を 2 年以上行った経験があり、かつそれを立証できる職員を管理責任者として雇用する必要があります。
特定技能外国人を初めて受け入れて２年を経過するまでは、一般的には支援を登録支援機関に任せることになります。
登録支援機関との密接な連携により、外国人材の定着率が向上し、所属機関の負担も軽減されます。
まとめ
特定技能外国人材の採用は、準備と適切な条件提示が鍵です。
登録支援機関と連携することで、法的基準を守りながら、外国人材が安心して働ける環境を整えましょう。
特定技能採用でお困りの際は、ぜひ当事務所にご相談ください！一緒に成功への道を歩みましょう。
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